待办清单没做完怎么办?


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    有许多朋友问MacGG:「 你的待办清单会不会累积很多从前几天延后而来的任务呢?」我总有信心的说:「几乎没有!」朋友很惊讶:「所以 MacGG 你真的可以利用时间管理方法,把每天的任务都准确完成??」我说:「当然没办法,人又不是机器人,每天都有很多意外,怎么可能 100% 把自己安排的任务都完成?」

    朋友听了一头雾水,你说不定也觉得我在开玩笑,如果没办法准确完成每天任务,又怎么可以不延后任务呢?

    我并非开玩笑,而是多年来管理任务的一个很关键的经验总结:

    「划掉今天拖延的任务,不要延后今天拖延的行动,而是重新拆解它,在明天排出一个全新的行动。」

    虽然很多时间管理工具会这样做:「如果任务到期没完成,就同个任务延后到下一天,或是一直提醒你过期了!」但这或许不是一个好办法,或者说,不是一个真正有效的办法。

    回想真实的情况,这些被「自动延后」的任务,通常都要自动延后好几次,或是要过期好久,才会心不甘情不愿,在溷乱与屈就下,勉为其难地去做。

    而且一件讨厌的事,明天再看到只会更讨厌。一件有压力的事,过两天又看到,只会压力更大。如果这件事情今天没办法做到,同样一件事情,明天又怎么会更容易做到呢?

    所以不是不会拖延,而是不要延后已经拖延的任务,反而是延后到明天,误以为明天我们会更有意志力、更有动力、更有时间来完成这件任务,才让我们更容易拖延这件任务!

    那要怎么办?不要延后任务,而要改变行动。

    下面根据我的经验,分享五个拆解没做完任务的方法:

    • 简单化
      如果这个任务今天觉得没时间、没办法做到,那明天就排出这个任务的「更简单版行动」来做,依此类推,直到排出真正简单到我可以做到的行动为止。

      例如原本待办清单上排了个任务叫做「设计报名网页」,这个任务很难,今天找不到时间且不敢去做,千万不要把同个任务移动到明天,因为只会一样的情况重複上演。于是明天就改成排「列出可用文桉关键字」,这就简单多了,说不定明天就能做到。

      而做到的那个时候,我们就踏出了困难任务的第一步。

    • 具体化
      如果这个任务今天在待办清单上时,我怎么看都没有想法要动手去做,那明天就排出这个任务的「更具体行动」来做,依此类推,直到排出真正具体到我一看就知道怎么做的行动为止。

      例如原本今天想要「构思课程内容」,这个任务又大又模煳,今天不知道从何入手,那明天难道就知道怎么入手吗?于是明天的待办清单就试着改成「製作A桉例的解说模板」,具体多了,起码知道该做什么。

      模煳的行动,是待办清单上「看起来想做事」,但「实际上都没做」的最大原因。这样的行动,当然绝对不要延后到明天的清单。

    • 可实现化
      如果这个任务今天在待办清单上充满压力,看起来过于理想化而觉得自己不可能实现,于是最后也始终没有动手做。这时候明天就要排出这个任务的「可被实现」版本。

      例如原本今天计画要「写 5000 字稿子」,这个任务目标跟着自己的灵感多寡、专注程度而变动,于是觉得自己不可能做到,乾脆不做。这样的计画移到明天,有可能做吗?不如把明天的待办清单改成「写两小时稿子」。

      能写多少字我不知道,但起码分段累计写上两小时的时间,是我更容易去掌控与实现的。那么我可能就会开始做。

    • 前一步化
      如果这个任务在今天的待办清单上做起来卡卡的,好像少了些什么,于是最后没有开始做。这时候明天就要排出这个任务的「前一步」版本。

      例如原本今天排出要开始撰写文章,但看着白纸,最后还是一个字都没写。这时与其等着明天灵感出现,不如把明天的行动改成「先撰写大纲」,因为这才是真正开始撰写文章需要的前一步行动。

      如果没先做前一步行动,又怎么在做后面的行动时有办法轻松做到呢?

    • 不行动化
      如果这个行动今天没做到,或许是他在告诉我,这个行动现在不重要,所以我没有急迫的想要完成他的心,这时候,就真的在今天与明天的清单,都把他放心划掉吧!

      不过,这个今天没完成的任务,虽然不要继续放入明天的行动清单,但可以放入「未来有一天再做」的清单,或是「某个专桉的流程中」,等到真正该做时再做。

      就像我前两天的文章所说的:「遇到问题,才会帮你找到更好的行动」。每天的待办清单中那些「没有完成的任务」,其实都在告诉我们一件事:「不应该这样安排他!他们有更好的安排方法!」

      所以,这时候我们不是简单把没做完的延后到下一天,而是要「重新拆解这些任务」,找到明天真正可以做到的新行动。

      如果能练习这个习惯,那么不仅没有真正意义上的拖延,反而每天都可以是一个更有动力行动的新开始,或许你也可以试试看。


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